Come automatizzare le risposte alle richieste EUDR tramite integrazioni

Il Regolamento dell'Unione Europea sulla Deforestazione (EUDR) introduce nuovi e complessi requisiti di raccolta dati e rendicontazione per le aziende che immettono merci rilevanti sul mercato UE. In Sourcemap, la nostra missione è semplificare la conformità per i nostri clienti e i loro partner della catena di approvvigionamento.

Per i fornitori che gestiscono un alto volume di transazioni commerciali soggette a EUDR, Sourcemap offre una soluzione di integrazione automatizzata. Questa guida fornisce una panoramica per consentirti di inviare dati relativi a EUDR direttamente dai tuoi sistemi alla piattaforma Sourcemap, risparmiando tempo e risorse garantendo al contempo accuratezza.

La soluzione di integrazione EUDR di Sourcemap

La nostra soluzione di integrazione EUDR consente ai fornitori di condividere i dati necessari per completare una Dichiarazione di Due Diligence utilizzando protocolli e formati che già usano per scambiare documenti commerciali e dati logistici. La soluzione richiede il minimo investimento tecnico possibile offrendo al contempo il più alto livello di prestazioni, osservabilità delle transazioni e gestione delle eccezioni.

Per garantire la massima flessibilità e compatibilità, utilizziamo tecnologie di integrazione di documenti commerciali di prim'ordine per acquisire dati usando solo protocolli tecnici consolidati e formati dati standard. La nostra integrazione trasformerà automaticamente quei dati per renderli utilizzabili per le Dichiarazioni di Due Diligence, e convaliderà i dati affinché i tuoi partner commerciali siano conformi alle regole EUDR.

Vantaggi principali per la tua azienda

L'integrazione con Sourcemap offre vantaggi significativi per il tuo team:

• Ridurre lo sforzo manuale: Elimina il compito ripetitivo e dispendioso in termini di tempo dell'inserimento manuale dei dati per ogni richiesta EUDR. Eliminare investimenti tecnici una tantum: Le opzioni flessibili di trasferimento dati significano che i fornitori possono fornire dati nel modo che già supportano, non tramite un'integrazione API complessa e una tantum con una piattaforma software di terze parti.
• Migliorare l'accuratezza dei dati: Le convalide tecniche e commerciali assicurano che i dati corretti siano ricevuti dai tuoi clienti e che possano riconciliare le merci immesse sul mercato UE.
• Accelerare la conformità: L'invio automatico dei dati significa che i tuoi clienti ricevono le informazioni di cui hanno bisogno più rapidamente, consentendo loro di completare le Dichiarazioni di Due Diligence e rispettare le rigorose scadenze EUDR senza ritardi.
• Standardizzare lo scambio di dati: Una volta configurata, l'integrazione fornisce un canale coerente e affidabile per tutte le future sottomissioni di dati EUDR ai clienti che utilizzano Sourcemap.

Capacità tecniche e funzionalità principali

La nostra soluzione è sicura, flessibile e robusta, in grado di adattarsi ai diversi ambienti tecnici della nostra rete globale di fornitori.

Formati supportati e protocolli di trasferimento

Lo strato di integrazione è progettato per gestire un'ampia gamma di formati dati aziendali standard e protocolli di comunicazione.

Autenticazione

Sourcemap si impegna a fornire il più alto livello di sicurezza per i suoi clienti e i loro fornitori. I protocolli di autenticazione dipenderanno dai protocolli di trasferimento scelti per comunicare i dati.

Mappatura e trasformazione dei dati

Comprendiamo che la struttura dei dati interni è unica per la tua azienda. Per supportare al meglio la tua attività, i nostri partner iPaaS forniscono potenti strumenti di mappatura e trasformazione dei dati. Durante il processo di onboarding, i nostri specialisti di integrazione lavoreranno con il tuo team tecnico per mappare i campi dai tuoi file di origine (ad esempio, una bolla di consegna o documento di avviso di spedizione) ai campi richiesti in Sourcemap. Inoltre, la soluzione può trasformare dati che non corrispondono esattamente ai valori attesi utilizzando tecniche come divisione, unione, sostituzione e ricerche di dati. Questo approccio "traduci una volta, usa sempre" significa che puoi continuare a utilizzare i formati esistenti senza modifiche.

Convalida

Sourcemap convalida automaticamente tutti i dati in ingresso per garantire che siano completi e correttamente formattati prima dell'elaborazione. Se viene rilevato un problema, il sistema fornisce una risposta di errore chiara e immediata che dettaglia il problema in modo che possa essere risolto rapidamente.

I controlli di convalida comuni includono:

• Dati necessari per associare un messaggio del fornitore a una richiesta dati del cliente in Sourcemap, ad esempio riferimento cliente, numero ordine, numero spedizione, identificatori prodotto. Presenza di tutti i campi obbligatori (es. orderNo, ddsReferenceNo).
• Valori necessari per completare una Dichiarazione di Due Diligence, inclusi Riferimenti DDS e Numeri di Verifica, Codici HS, dati di quantità, nomi scientifici e comuni, e per le merci da importare nell'UE, informazioni sul produttore inclusi dati geospaziali validi.
  
   

Consulta l'Appendice per un elenco completo dei dati che possono essere inclusi in un messaggio.

Gestione delle eccezioni e notifiche

Se una sottomissione fallisce, una notifica automatica con una risposta di errore dettagliata verrà inviata tramite canali configurati, ad esempio email, EDI, API REST, ecc. Tutte le eccezioni sono registrate per aiutare il tuo team tecnico a risolvere efficacemente i problemi.

Monitoraggio e osservabilità

I fornitori possono ricevere notifiche di conferma per transazioni ricevute ed elaborate tramite canali configurabili. Il team di supporto di Sourcemap monitora attivamente i messaggi in entrata e in uscita e può fornire quei log per la risoluzione dei problemi su richiesta.

Archiviazione dei messaggi e tentativi di reinvio

Tutti i messaggi ricevuti sono archiviati per almeno 10 giorni lavorativi. I messaggi archiviati possono essere utilizzati per rinviare dati in caso di interruzioni di servizio o errori non pianificati.

Onboarding: come iniziare

Passo 1: Manifestare interesse

Contatta il rappresentante del cliente che utilizza Sourcemap e informalo che sei interessato a configurare un'integrazione dati EUDR.

Passo 2: Chiamata tecnica di definizione ambito

Il tuo cliente organizzerà una chiamata di definizione ambito con il tuo team tecnico e gli specialisti di integrazione di Sourcemap. In questo incontro discuteremo di:

• I sistemi dati che utilizzi
• Il formato dati e il protocollo di trasmissione preferiti
• I campi dati specifici che puoi fornire, inclusa una revisione dei campioni disponibili
• Tempistiche del progetto

Passo 3: Configurazione e test

Utilizzando i dati di esempio che fornisci, il nostro team configurerà la connessione e le regole di mappatura dei dati nella piattaforma di integrazione. Successivamente ti forniremo accesso a un ambiente di test dove potrai inviare file di esempio e verificare che i dati vengano trasformati e ricevuti correttamente.

Passo 4: Go-Live

Una volta completati i test e ottenuto l'approvazione di tutte le parti, implementeremo l'integrazione nell'ambiente di produzione. Tutte le successive richieste EUDR dal tuo cliente saranno gestite automaticamente.

I tempi variano in base alla qualità dei tuoi dati, al formato e al protocollo di trasmissione scelti, e al livello di coinvolgimento del tuo team. Il nostro obiettivo è avere un fornitore pronto per la produzione entro 4 settimane dalla riunione tecnica di definizione ambito.

Il tuo ruolo e le tue responsabilità

Per garantire un'integrazione di successo e sostenibile, chiediamo la tua collaborazione nei seguenti ambiti:

• Fornire un punto di contatto tecnico: Assegna una risorsa tecnica dedicata dal tuo team che possa lavorare con noi durante il processo di onboarding e fungere da contatto per eventuali manutenzioni future.
• Garantire la qualità dei dati di origine: L'integrazione si basa sull'accuratezza dei dati provenienti dai tuoi sistemi interni. Assicurati che i dati di origine siano completi e affidabili.
• Collaborare ai test: Partecipa attivamente alla fase di test per aiutarci a convalidare il flusso dati end-to-end.
• Monitorare e rispondere agli errori: Sebbene il nostro sistema sia robusto, possono emergere problemi. Il tuo team deve essere pronto a ricevere e agire su eventuali notifiche di errore automatizzate.
  
   

Siamo entusiasti di collaborare con te per rendere la conformità EUDR il più semplice possibile. Per iniziare il processo di integrazione, contatta il tuo cliente.

Evoluzione continua

La nostra soluzione attualmente fornisce una piattaforma robusta per fornitori ad alto volume, specificamente progettata per gestire le dettagliate informazioni della Dichiarazione di Due Diligence (DDS) richieste per le sottomissioni commerciali EUDR.  Questo design mirato garantisce che tu possa soddisfare con precisione ed efficienza le esigenze critiche di conformità odierne. Sulla base di questa solida base, i prossimi miglioramenti offriranno la trasmissione automatica dei dati per semplificare le attività di importazione, inclusa la scambio fluido di dati geospaziali e a livello di produttore, semplificando ulteriormente i tuoi complessi flussi di lavoro della catena di approvvigionamento.

Appendice

Campi dati previsti per completare una richiesta EUDR in Sourcemap. I campi obbligatori devono essere presenti nei tuoi dati di origine per integrare con successo.