Cómo automatizar las respuestas a solicitudes EUDR mediante integraciones

El Reglamento de la Unión Europea sobre la Deforestación (EUDR) introduce nuevos y complejos requisitos de recopilación y reporte de datos para las empresas que introducen productos relevantes en el mercado de la UE. En Sourcemap, nuestra misión es simplificar el cumplimiento para nuestros clientes y sus socios en la cadena de suministro.

Para los proveedores que gestionan un gran volumen de transacciones comerciales sujetas a EUDR, Sourcemap ofrece una solución de integración automatizada. Esta guía proporciona una visión general para permitirle enviar datos relacionados con EUDR directamente desde sus sistemas a la plataforma Sourcemap, ahorrándole tiempo y recursos mientras garantiza la precisión.

La solución de integración EUDR de Sourcemap

Nuestra solución de integración EUDR permite a los proveedores compartir los datos necesarios para completar una Declaración de Diligencia Debida utilizando protocolos y formatos que ya emplean para intercambiar documentos comerciales y datos logísticos. La solución requiere la menor inversión técnica posible, al tiempo que ofrece el más alto nivel de rendimiento, observabilidad de transacciones y gestión de excepciones.

Para garantizar la máxima flexibilidad y compatibilidad, aprovechamos tecnología de integración de documentos comerciales de primera clase para ingerir datos utilizando únicamente protocolos técnicos establecidos y formatos de datos estándar. Nuestra integración transformará automáticamente esos datos para que sean utilizables en las Declaraciones de Diligencia Debida, y validará los datos para que sus socios comerciales cumplan con las normas EUDR.

Beneficios clave para su negocio

Integrarse con Sourcemap ofrece ventajas significativas para su equipo:

• Reducir el esfuerzo manual: Elimine la tarea repetitiva y que consume mucho tiempo de ingresar datos manualmente para cada solicitud EUDR. Eliminar inversiones técnicas puntuales: Las opciones flexibles de transferencia de datos permiten que los proveedores entreguen datos de una manera que ya soportan, sin necesidad de una integración API puntual y compleja con una plataforma de software de terceros.
• Mejorar la precisión de los datos: Las validaciones técnicas y comerciales aseguran que los datos correctos sean recibidos por sus clientes y que puedan conciliar los bienes que introducen en el mercado de la UE.
• Acelerar el cumplimiento: La presentación automatizada de datos significa que sus clientes reciben la información que necesitan más rápido, permitiéndoles completar sus Declaraciones de Diligencia Debida y cumplir con los estrictos plazos de EUDR sin demoras.
• Estandarizar el intercambio de datos: Una vez configurada, la integración proporciona un canal consistente y confiable para todas las futuras presentaciones de datos EUDR a clientes que usan Sourcemap.

Capacidades técnicas y características principales

Nuestra solución es segura, flexible y robusta, acomodando los diversos entornos técnicos de nuestra red global de proveedores.

Formatos soportados y protocolos de transferencia

La capa de integración está diseñada para manejar una amplia variedad de formatos de datos empresariales estándar y protocolos de comunicación.

Autenticación

Sourcemap se esfuerza por proporcionar el más alto nivel de seguridad para sus clientes y sus proveedores. Los protocolos de autenticación dependerán de los protocolos de transferencia elegidos para comunicar los datos.

Mapeo y transformación de datos

Entendemos que la estructura interna de sus datos es única para su negocio. Para apoyar mejor su empresa, nuestros socios iPaaS proporcionan potentes herramientas de mapeo y transformación de datos. Durante el proceso de incorporación, nuestros especialistas en integración trabajarán con su equipo técnico para mapear los campos de sus archivos fuente (por ejemplo, una Nota de Entrega o un documento de Aviso de Despacho) a los campos requeridos en Sourcemap. Además, la solución puede transformar datos que no coincidan exactamente con los valores esperados utilizando técnicas como división, fusión, reemplazo y búsquedas de datos. Este enfoque de "traducir una vez, usar siempre" significa que puede continuar usando sus formatos existentes sin modificaciones.

Validación

Sourcemap valida automáticamente todos los datos entrantes para asegurar que estén completos y correctamente formateados antes de procesarlos. Si se detecta un problema, el sistema proporciona una respuesta de error clara e inmediata que detalla el problema para que pueda resolverse rápidamente.

Las verificaciones de validación comunes incluyen:

• Datos requeridos para asociar un mensaje del proveedor con una solicitud de datos del cliente en Sourcemap, por ejemplo, referencia del cliente, número de pedido, número de envío, identificadores de producto. Presencia de todos los campos obligatorios (por ejemplo, orderNo, ddsReferenceNo).
• Valores necesarios para completar una Presentación de Declaración de Diligencia Debida, incluyendo Referencias DDS y Números de Verificación, Códigos HS, datos de Cantidad, nombres científicos y comunes, y para bienes que se importarán a la UE, información del productor incluyendo datos geoespaciales válidos.
  
   

Consulte el Apéndice para una lista completa de los datos que pueden incluirse en un mensaje.

Gestión de excepciones y notificaciones

Si una presentación falla, se enviará una notificación automatizada con una respuesta de error detallada a través de los canales configurados, por ejemplo, correo electrónico, EDI, API REST, etc. Todas las excepciones se registran para ayudar a su equipo técnico a solucionar problemas de manera eficiente.

Monitoreo y observabilidad

Los proveedores pueden recibir notificaciones de acuse de recibo para transacciones recibidas y procesadas a través de canales configurables. El equipo de soporte de Sourcemap monitorea activamente los mensajes entrantes y salientes y puede proporcionar esos registros para solucionar problemas bajo solicitud.

Almacenamiento de mensajes y reintentos

Todos los mensajes recibidos se almacenan durante al menos 10 días hábiles. Los mensajes almacenados pueden usarse para reenviar datos en caso de interrupciones del servicio no planificadas o errores.

Incorporación: cómo comenzar

Paso 1: Expresar interés

Contacte a su representante de cliente que utiliza Sourcemap e infórmele que está interesado en configurar una integración de datos EUDR.

Paso 2: Llamada de definición técnica

Su cliente organizará una llamada de definición con su equipo técnico y los especialistas en integración de Sourcemap. En esta reunión, discutiremos:

• Los sistemas de datos que utiliza
• Su formato de datos preferido y protocolo de transmisión
• Los campos de datos específicos que puede proporcionar, incluyendo una revisión de muestras disponibles
• Cronogramas del proyecto

Paso 3: Configuración y pruebas

Usando datos de muestra que usted proporcione, nuestro equipo configurará la conexión y las reglas de mapeo de datos en la plataforma de integración. Luego le proporcionaremos acceso a un entorno de pruebas donde podrá enviar archivos de muestra y validar que los datos se transforman y reciben correctamente.

Paso 4: Puesta en producción

Una vez que las pruebas estén completas y todas las partes hayan aprobado, desplegaremos la integración en nuestro entorno de producción. Todas las solicitudes EUDR posteriores de su cliente se gestionarán automáticamente.

Los tiempos variarán según la calidad de sus datos, el formato y protocolo de transmisión que elija, y el nivel de compromiso de su equipo. Nuestro objetivo es tener un proveedor listo para producción dentro de las 4 semanas posteriores a la reunión de definición técnica.

Su rol y responsabilidades

Para asegurar una integración exitosa y sostenible, solicitamos su colaboración en las siguientes áreas:

• Proporcionar un punto de contacto técnico: Asigne un recurso técnico dedicado de su equipo que pueda trabajar con nosotros durante el proceso de incorporación y actuar como contacto para cualquier mantenimiento futuro.
• Garantizar la calidad de los datos fuente: La integración depende de la precisión de los datos de sus sistemas internos. Por favor, asegúrese de que los datos fuente estén completos y sean fiables.
• Colaborar en las pruebas: Participe activamente en la fase de pruebas para ayudarnos a validar el flujo completo de datos.
• Monitorear y responder a errores: Aunque nuestro sistema es robusto, pueden surgir problemas. Su equipo debe estar preparado para recibir y actuar sobre cualquier notificación automática de errores.
  
   

Estamos entusiasmados de asociarnos con usted para hacer que el cumplimiento de EUDR sea lo más fluido posible. Para comenzar el proceso de integración, por favor contacte a su cliente.

Evolución continua

Nuestra solución actualmente proporciona una plataforma robusta para proveedores de alto volumen, específicamente diseñada para gestionar la información detallada de la Declaración de Diligencia Debida (DDS) requerida para las presentaciones comerciales EUDR. Este diseño enfocado asegura que pueda cumplir con las necesidades críticas de cumplimiento actuales con precisión y eficiencia. Basándonos en esta sólida base, las mejoras futuras ofrecerán transmisión automática de datos para optimizar las actividades de importación, incluyendo el intercambio fluido de datos geoespaciales vitales y a nivel de productor, simplificando aún más sus complejos flujos de trabajo en la cadena de suministro.

Apéndice

Campos de datos esperados para completar una solicitud EUDR en Sourcemap. Los campos requeridos deben estar presentes en sus datos fuente para integrarse con éxito.